PERSONDATA

Vi passer på din 

 

 Privatlivspolitik til opfyldelse af oplysningspligten Redigeret d. 4.8.2020

 

 Privatlivspolitik for Sundeved Gymnastik Forening

Ændret/redigeret d. 4. August 2020

Sundeved Gymnastik Forenings dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person-oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Sundeved Gymnastik Forening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysnin-ger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Kontaktpersoner:

Formand: Jutta Østergaard

Tlf.: 31221001

Mail: jutta.ostergaard@gmail.com

 

 

Næstformand: Hanne Lindegaard

Tlf.: 22351820

Mail: hannelindegaard1809@gmail.com

 

 

Kasserer: Rikke Nielsen

Tlf.: 26352605

Mail: rikke1994nielsen@hotmail.com

 

 

Sekretær: Lotte Beck Bohsen

Tlf.: 60211239

Mail: bohsen12@gmail.com

 

Kursusansvarlig: Kari Pharao

Tlf.: 20327802

Mail: kari.pharao@gmail.com

 

 

Allround og Hjemmeside: Britt Juul Rexen

Tlf.: 41562944

Mail: brittjuul81@gmail.com

 

 

Hjemmesideansvarlig: Trine Holm

Tlf.: 27635980

Mail: holmtrine89@gmail.com

 

 

Suppleant: Mette Jørgensen

Tlf.: 22951867

Mail: mette.juul.jorgensen@gmail.com

 

 

Sundeved Gymnastik Forening,

CVR: 32725333

Website: https://www.sundeved-gymnastik.dk

 

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger: o Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

2) Oplysninger om ledere og trænere:

  • Almindelige personoplysninger: o Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til for-eningen og bankkontonummer
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  •  CPR-nummer
  •  Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

 

Her indsamler vi oplysninger fra

Vi indhenter dine oplysninger via online betaling og tilmelding system. Vi har en data-behandler aftale med: Internet 123 c/o Softwork ApS Vænget 22 4400 Kalundborg CVR-nr. 27514685

Normalt får vi oplysningerne fra dig – når du melder dig ind i foreningen. I nogle til-fælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (in-teresseafvejningsreglen)
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

 

Formålene:

1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os

 

2) Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:

  • Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kur-ser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os
  •  

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej-ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legiti-me) interesser som:

  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herun-der i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktivite-ter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet el-ler situation i foreningen.
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbin-delse med idrætsaktivitet
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af op-lysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behand-les oplysninger om forældrene.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne til-fælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er be-skrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, ind-henter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke. 

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til id-rætsorganisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-oplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

 

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over-ensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems-oplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

 

Lønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over-ensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

 

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

 

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine per-sonoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatil-synet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til an-den. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

 

Skabelonen til denne privatlivspolitik er udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab.

  1. udgave, februar 2018.

FØLG OS PÅ FACEBOOK

KONTAKT OS

+45 31 22 10 01